Finance-Funktion nach der Series A aufbauen: die ersten 90 Tage

Warum nach der Series A die Finanzfunktion kippt

Bis zur Series A tragen Steuerberater, ein Buchhalter und ein Gründer mit Excel die Zahlen. Danach ändern sich drei Dinge gleichzeitig: Investoren erwarten monatliches Reporting und einen Forecast, das Team verdoppelt sich, und oft kommt die erste Auslandsgesellschaft dazu. Bei vialytics traf schnelles Umsatzwachstum auf eine gerade gewonnene Series-A-Finanzierung und den Wunsch, Auslandsgesellschaften in Frankreich und den USA zu gründen. Das Tagesgeschäft fraß die Zeit, die der Aufbau gebraucht hätte.

Das ist die Ausgangslage, die ich in den meisten Mandaten nach einer Finanzierungsrunde vorfinde: gute Zahlen im Produkt, keine belastbaren Zahlen im Finance. Was ein Interim-CFO in dieser Phase leistet, beschreibt die FAQ unter Wann brauche ich einen Interim-CFO? Die folgenden 90 Tage folgen den vier Phasen meiner Arbeitsweise: Klarheit schaffen, schnell liefern, Ergebnisse sichern, sauber übergeben.

Tag 1 bis 30: Klarheit schaffen

Der erste Monat gehört der Bestandsaufnahme, aber einer, die schon Entscheidungen auslöst. Drei Fragen stehen vorn: Wie viel Cash ist wirklich da, und wie lange reicht es? Stimmen die Bücher, und wer schließt sie? Welche Zusagen gegenüber Investoren, Banken und Behörden laufen bereits?

Cash zuerst

Vor jeder Struktur kommt die Liquiditätssicht. In den ersten zwei Wochen entsteht eine rollierende Liquiditätsplanung über die nächsten Monate, die Wochenrhythmus hat und aus Bankdaten, offenen Posten und Gehaltsläufen gespeist wird. Sie ist das erste Werkzeug, das Gründer und Board gemeinsam lesen, und sie bleibt bis zur nächsten Runde das wichtigste.

Bücher und Verträge

Parallel prüfe ich den Stand der Buchhaltung, den Kontenplan, die Abgrenzungen, die offenen Prüfungspunkte des Steuerberaters und die Vertragslage: Investorenvereinbarung mit Reporting-Pflichten, Kundenverträge mit Laufzeiten, Mietverträge, Darlehen. Was hier fehlt, taucht in der nächsten Due Diligence auf.

Das Auftragsziel

Am Ende des ersten Monats steht ein schriftliches Ziel für die nächsten 60 Tage, das Gründer, Board und ich gemeinsam tragen. Ohne klares Auftragsziel gibt es keine messbaren Ergebnisse, das ist Phase 1 jedes Mandats.

Tag 31 bis 60: Schnell liefern

Monatsabschluss im Takt

Der zweite Monat bringt den ersten Abschluss, der pünktlich, vollständig und nachvollziehbar ist. Nicht perfekt: Eine 80-Prozent-Lösung, die jeden Monat greift, schlägt den perfekten Prozess, der liegen bleibt. Der Abschluss legt fest, welche Zahl ARR heißt, wie Churn gerechnet wird und wann ein Monat geschlossen ist. Diese Definitionen sind später die Grundlage des Investor-Reportings.

Ein Reporting aus einer Quelle

Auf dem Abschluss sitzt das KPI-Dashboard. Bei vialytics enthielt es ARR, Churn, Cash-Burn und Rule of 40, dazu Plan-Ist-Vergleich und Forecast. Wichtiger als die Zahl der Kennzahlen ist, dass alle aus derselben Quelle kommen und zum Abschluss passen. Board-ready heißt: Der Investor liest die Zahlen, ohne nachzufragen, wie sie entstanden sind. Drei solcher Dashboards habe ich in meinen Mandaten aufgebaut.

Team-Plan

Jetzt ist klar, wer fehlt. Meist ist das zuerst eine Person für Accounting und Belegprozesse, danach jemand für Controlling und Planung. Die Stellen werden im zweiten Monat ausgeschrieben, damit die Einarbeitung noch im Mandat liegt. Bei vialytics hieß das gezielte Rekrutierung von Spezialisten und Coaching des bestehenden Teams; das Unternehmen wuchs in der Zeit von 60 auf 120 Mitarbeitende.

Tag 61 bis 90: Ergebnisse sichern

Die ERP-Entscheidung

Die meisten Start-ups kommen mit DATEV und Excel bis zur Series A. Danach entscheidet die Struktur: Auslandsgesellschaften, Konsolidierung, Anbindung an das CRM. Bei vialytics fiel die Wahl auf Oracle NetSuite mit Salesforce-Anbindung, im Med-Tech-Start-up ebenfalls auf NetSuite. Die Einführung dauert im Schnitt 6 bis 9 Monate, siehe Kann ein Interim-CFO eine ERP-Einführung leiten? In den ersten 90 Tagen fällt die Entscheidung, nicht der Go-live. Warum Projekte kippen, beschreibt der nächste Ratgeber.

Datenraum für die nächste Runde

Die Vorbereitung der Series B beginnt direkt nach der Series A. Ab dem dritten Monat wird der Datenraum aufgebaut, in dem Abschlüsse, Verträge, Cap Table, Reporting-Pakete und Board-Protokolle laufend abgelegt werden. Wer das erst vor der Due Diligence beginnt, verliert Wochen in der heißen Phase. Bei vialytics lag die Verantwortung für die Due Diligence zweier Runden bei mir, im Med-Tech-Start-up der Datenraum für einen Exit mit einer Bewertung von über 100 Mio. €.

Planungstool und Forecast

Der Forecast wandert aus Excel in ein Planungstool, das mit dem Abschluss verbunden ist. Rolling Forecasts ersetzen die jährliche Budgetrunde; was KI dabei leisten kann, steht im Ratgeber KI im Finanzbereich.

Was nach 90 Tagen steht

Nach 90 Tagen stehen die Grundlagen: Cash-Sicht im Wochenrhythmus, Abschluss im Takt, ein Reporting, das Investoren ohne Rückfragen lesen, ausgeschriebene oder besetzte Schlüsselstellen und eine ERP-Entscheidung mit Projektplan. Nicht fertig sind das ERP selbst, die Konsolidierung mehrerer Gesellschaften und die volle Prüfungsfestigkeit. Bei vialytics dauerte der Weg von null auf eine Finanzorganisation, die eigenständig auf Series-B-Niveau arbeitet, 30 Monate, mit zwei Finanzierungsrunden und Gründung der Gesellschaften in Frankreich und den USA.

Phase 4 beginnt trotzdem am ersten Tag: sauber übergeben. Jede Definition, jeder Prozess und jedes Dashboard wird so dokumentiert, dass das Team sie ohne mich weiterführt. Zwei Accounting-Abteilungen habe ich so von null auf investoren-ready gebracht, vier Mal Entscheidungsgrundlagen durch Controlling-, Cashflow- und Margen-Transparenz eingeführt. Was am Ende bleibt, steht unter Was passiert am Ende des Mandats?