KI-Automation im Finanzbereich: erst aufräumen, dann automatisieren.
Automatisierung im Finanzbereich scheitert in der Praxis an Stammdaten, nicht an Technik. Deshalb arbeite ich in zwei Stufen: erst die Datenbasis, dann ein Prozess mit Messgröße vor dem Werkzeug. Für Unternehmen mit 4 bis 100 Mio. € Umsatz, deren Finanzabteilung mit Excel und ERP nicht mehr hinterherkommt. KI-Vorwissen ist nicht nötig.
Für wen ist diese Leistung gedacht?
Für Unternehmen mit 4 bis 100 Mio. € Umsatz, deren Finanzabteilung mit Excel und ERP arbeitet und nicht mehr hinterherkommt: Der Abschluss dauert, der Bericht an Beirat oder Muttergesellschaft kostet Tage, und niemand weiß genau, welche Zahl stimmt. KI-Vorwissen brauchen Sie nicht. Sie brauchen jemanden, der den Kontenplan versteht und die Werkzeuge kennt.
Was passiert in Stufe 1, der Datenbasis?
Stufe 1 dauert 4 bis 6 Wochen und ist einzeln buchbar. KI repariert keine Datenbasis von allein. Sie findet Dubletten, Fehlkontierungen und Abweichungen schneller als jeder Mensch. Die Regel, was richtig ist, muss jemand setzen, der den Kontenplan versteht. Genau das ist der Inhalt dieser Stufe, mit fünf Lieferobjekten.
| Lieferobjekt | Was Sie bekommen | Warum es zählt |
|---|---|---|
| Datenreife-Befund | Wo liegen die Zahlen, wie viele Excel-Dateien liegen zwischen ERP und Report, welche Überleitungen laufen von Hand | Jede manuelle Überleitung ist eine Fehlerquelle und ein Automatisierungshindernis |
| Stammdaten- und Kontenplanbereinigung | KI-Werkzeuge klassifizieren und schlagen vor, der Finanzverantwortliche entscheidet | Automatisierung scheitert in der Praxis an Stammdaten, nicht an Technik |
| Prozessbild aus den Systemdaten | Process Mining: wie Rechnungsdurchlauf, Freigaben und Abschluss tatsächlich laufen, in Zahlen (Durchlaufzeit, Erstdurchlaufquote, Nacharbeitsschleifen) | Erst das gemessene Ist zeigt, welcher Prozess Automatisierung lohnt |
| Dokumentation | Abläufe, die bisher in einem Kopf lagen, stehen schriftlich und ausführbar | Hebt die Abhängigkeit von einer Person auf, auch außerhalb des Unternehmens |
| Priorisierte Liste | Was automatisierbar ist und was nicht, mit Begründung je Punkt | Verhindert, dass ein Werkzeug gekauft wird, bevor der Prozess steht |
Für diese Größenklasse reichen ERP-Exporte und leichtgewichtige Werkzeuge; die großen Suiten sind überdimensioniert. Für viele Unternehmen ist Stufe 1 das ganze Mandat, weil eine saubere Datenbasis auch den ERP-Wechsel und die nächste Due Diligence trägt. Was danach automatisiert wird, entscheidet sich an der priorisierten Liste, nicht am Werkzeugkatalog.
Was passiert in Stufe 2, der Automation?
Stufe 2 dauert 60 bis 90 Tage und automatisiert einen Prozess. Einen, weil ein Prozess mit Nachweis mehr wert ist als fünf halbe. Die Messgröße steht fest, bevor ein Werkzeug angefasst wird, der Nachweis folgt danach, und am Ende übernimmt das eigene Team. Vier Schritte, jeder mit einem Ergebnis, das Sie prüfen können.
| Schritt | Inhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| Bestandsaufnahme | Welche Werkzeuge offiziell und inoffiziell im Einsatz sind, welche Pflichten nach Art. 4 KI-VO daraus folgen | Liste der Werkzeuge, Datenwege und Pflichten |
| Prozessauswahl | Ein Prozess aus der priorisierten Liste, mit Messgröße und Zielwert | Schriftliches Ziel, gegen das gemessen wird |
| Umsetzung | Aufbau mit dem Team, Verfahrensdokumentation nach GoBD, Prüfung durch eine zweite Instanz vor der Abgabe | Laufender Prozess mit Nachweis gegen den Zielwert |
| Übergabe | Schulung, Dokumentation, Zuständigkeit im eigenen Team | Der Prozess läuft ohne mich |
Wo bleiben Ihre Zahlen?
Die erste Frage jedes Entscheiders lautet: Was passiert mit unseren Daten? Fünf Regeln gelten in jedem Mandat, und jede hat einen Grund. Sie gelten vor dem ersten Werkzeug. Wer eine dieser Regeln nicht halten kann, sollte keine Unternehmenszahlen in ein KI-Werkzeug geben.
| Regel | Begründung |
|---|---|
| Keine Unternehmensdaten in öffentlichen Chat-Werkzeugen. | Das ist meist der Ist-Zustand, und ihn zu beenden ist der erste Arbeitsschritt. |
| Kundendaten verarbeite ich nur auf einer Unternehmensplattform mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Hosting in der EU und vertraglich ausgeschlossener Nutzung der Daten zum Training. | Ohne diese drei Zusagen ist der Datenweg nicht kontrollierbar und der Datenschutzbeauftragte zu Recht dagegen. |
| Wo Vertraulichkeit es verlangt (Investorenberichte, M&A, Gehaltsdaten), laufen Modelle nach Bedarf lokal auf eigener Hardware oder in der eigenen Cloud des Kunden. Nichts verlässt das Haus. | Das kostet Rechenleistung und Betreuung, und das sage ich vorher. |
| Jede automatisierte Zahl bleibt nachvollziehbar. | Verfahrensdokumentation nach GoBD und Prüfbarkeit für den Abschlussprüfer sind Bestandteil, kein Zusatz. |
| Wo ein Betriebsrat besteht, wird er vor dem Werkzeug einbezogen. | Ein Werkzeug, das Arbeitsabläufe verändert, ist mitbestimmungsrelevant, und ein früh eingebundener Betriebsrat trägt die Einführung mit. |
Als Unternehmensplattform nutze ich Langdock. Langdock ist ein Anbieter aus Deutschland, der KI-Modelle verschiedener Hersteller in einer geschützten Umgebung für Unternehmen bereitstellt. Für den Nutzer sieht das aus wie ein Chat-Fenster. Der Unterschied liegt im Vertrag und im Datenweg: Auftragsverarbeitungsvertrag, Server in der EU, keine Nutzung der Eingaben zum Training, Protokoll über jede Verarbeitung.
Nach welchen Prinzipien arbeite ich?
Eine in sich stimmige Rechnung kann falsch sein. Deshalb geht nichts zum Kunden, bevor eine zweite, getrennte Instanz es zerlegt hat. Vor der Abgabe prüft ein zweites, getrenntes KI-System die Arbeit kritisch, ohne Kenntnis des Arbeitswegs. Es ist kein Prüfer und ersetzt keinen. Es findet, was der eigene Blick nach vier Wochen im Vorgang nicht mehr sieht.
Jede Zahl trägt sichtbar, wie hart sie ist: belegt, rechnerisch bestätigt, nach Angaben, Annahme, Vorschlag, entschieden, offen. Diese sieben Statusbegriffe stehen in jedem Bericht, den ich abgebe. Der Leser muss nicht raten, ob eine Zahl aus einem Beleg stammt oder aus einer Annahme, und der Prüfer sieht es ohne Rückfrage.
Dokumentation ist ein Lieferobjekt, kein Nebenprodukt. In jedem Mandat entsteht ein Dokument, das die Abhängigkeit von einer Person aufhebt: ein Steuerungsblatt mit dem Monatsablauf oder ein Wissensdokument mit Chronologie, Fallstricken und einem Archiv, dessen Querverweise maschinell geprüft sind. Wer nach mir kommt, kann den Vorgang lesen, ohne mich anzurufen.
In welchen Formaten gibt es das?
Drei Formate, abhängig davon, wie weit Sie sind und was Sie brauchen. Abgerechnet wird nach tatsächlich geleisteten Tagen im Korridor, den der Ratgeber zum Tagessatz beschreibt. Ein konkretes Angebot bekommen Sie nach einem Erstgespräch von 30 Minuten, in dem wir klären, welches Format passt.
| Format | Dauer | Ergebnis | Größenordnung |
|---|---|---|---|
| Bestandsaufnahme | 2 bis 3 Tage | Datenreife-Befund, Werkzeugliste, priorisierte Liste, Empfehlung für Stufe 1 oder 2 | 2 bis 3 Tagessätze im Korridor 1.200 bis 2.500 € |
| Umsetzung | 60 bis 90 Tage | Stufe 1, Stufe 2 oder beide, mit Nachweis gegen den Zielwert und Übergabe | Tagessatz nach geleisteten Tagen, Umfang nach Prozess |
| Baustein eines Interim-CFO-Mandats | Laufzeit des Mandats | Datenbasis und Automation als Teil der Finanzführung auf Zeit | Im Mandat enthalten, Vollzeit oder 3 bis 5 Tage pro Woche |
Was ist in Mandaten dabei herausgekommen?
Zwei Fälle aus zwei Mandaten seit Juli 2026. Einer ist gemessen, einer ist ein Prototyp und heißt so. Bei jeder Zahl steht, was die Maschine getan hat und was Finanzurteil war, weil das der Unterschied zwischen einem Werkzeug und einem Ergebnis ist. Details mit allen Zahlen stehen auf der PeriGuard-Mandatsseite.
Versteigerung nach zehn Monaten geklärt
Inventarliste und Losliste hatten keine gemeinsame Kennung, 31 von 239 Losen waren zuordenbar. Aus 598 Seiten entstand ein Register mit jeder Rechnungskette und 513 Belegverweisen; 374 Querverweise wurden maschinell geprüft. Das Paket wurde korrekt verbucht, abgestimmt und einvernehmlich abgeschlossen. Maschine: lesen, verknüpfen, rechnen. Finanzurteil: was gefordert wird.
11 Dateien, eine verknüpfte Mappe, ein Arbeitstag
Der Monatsbericht an die Muttergesellschaft entstand aus 11 Dateien ohne eine einzige Verknüpfung. An einem Tag wurden über 250 händische Übernahmen zu Formeln, 18 Prüfungen laufen automatisch, beide Bilanzen gehen auf null. Dabei fielen 12 Positionen mit Vormonatswerten auf. Maschine: lesen, verknüpfen, prüfen. Finanzurteil: welche Eingaben bewusst Eingaben bleiben. Anonymisiert, Betriebswerte folgen.
Häufige Fragen zur KI-Automation im Finanzbereich
Muss ich vorher wissen, was ich automatisieren will?
Nein. Die priorisierte Liste, was automatisierbar ist und was nicht, ist ein Lieferobjekt von Stufe 1. Wer vorher einen Prozess festlegt, wählt meist den sichtbarsten, nicht den mit dem größten Effekt. Das Prozessbild aus den Systemdaten zeigt, wo die Nacharbeitsschleifen tatsächlich liegen, und daraus folgt die Auswahl.
Reicht Stufe 1 allein?
Für viele Unternehmen ja. Eine bereinigte Datenbasis mit Dokumentation trägt den Monatsabschluss, den nächsten ERP-Wechsel und die nächste Due Diligence, auch ohne Automation. Ob Stufe 2 folgt, entscheidet die priorisierte Liste am Ende von Stufe 1: Nur ein Prozess mit messbarem Effekt und sauberen Stammdaten lohnt den Aufwand.
Was kostet KI-Automation im Finanzbereich?
Die Bestandsaufnahme kostet 2 bis 3 Tagessätze im Korridor von 1.200 bis 2.500 €. Die Umsetzung über 60 bis 90 Tage wird nach geleisteten Tagen abgerechnet, der Umfang hängt vom Prozess ab. Als Baustein eines Interim-CFO-Mandats ist die Leistung im Mandat enthalten. Werkzeugkosten kommen dazu und werden vorher genannt.
Wer entscheidet, was richtig gebucht ist?
Der Finanzverantwortliche, in Stufe 1 gemeinsam mit mir. KI-Werkzeuge klassifizieren Belege und Konten und schlagen Zuordnungen vor, oft schneller und vollständiger als ein Mensch. Die Regel, was richtig ist, setzt jemand, der den Kontenplan und die Bilanzierung versteht. Diese Trennung steht in jedem Bericht: was die Maschine getan hat, was Finanzurteil war.
- Mandatsseite PeriGuard, Abschnitt Datenbasis und Automatisierung (Versteigerung, abgeschlossen August 2026).
- Prototyp Reporting-Package vom 02.09.2026, anonymisiertes Mandat; Betriebswerte nach dem ersten Monat.
- Tagessatz-Korridor: Was kostet ein Interim-CFO?
- Art. 4 Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-VO), KI-Kompetenz, anwendbar seit 02.02.2025; Art. 28 DSGVO; GoBD.
Ihre Finanzabteilung kommt nicht mehr hinterher?
30 Minuten Erstgespräch, unverbindlich. Sie schildern, wo die Zahlen liegen und was nicht zusammenpasst, ich sage Ihnen, ob Stufe 1 reicht und was eine Bestandsaufnahme bringt. Antwort innerhalb von 24 Stunden.
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